Secondo gli esperti del mondo della comunicazione che hanno sviluppato approfondite ricerche, l’emergenza legata alla pandemia che ha colpito il mondo nel 2019 ha spinto le organizzazioni ad optare per l’organizzazione di incontri di lavoro e meeting di qualsiasi genere attraverso l’utilizzo di piattaforme online.
Quella che in un primo momento appariva come una necessità momentanea si è radicata talmente profondamente nel modus operandi aziendale che anche quando il peggio appariva passato, le organizzazioni erano già certe che i webinar e gli incontri online non sarebbero mai stati più abbandonati.
Ma cosa c’è di positivo dietro un cambiamento tanto radicale?
Come possiamo fare in modo che la “freddezza” della tecnologia non elimini completamente il valore dello stare insieme, della condivisione diretta legata alle esperienze conviviali?

La nostra azienda si è ritrovata in poco tempo a dover mettere in piedi un sistema di video conferenze che potesse sostituire in pochissimo tempo gli eventi già in programma soddisfando allo stesso tempo le necessità di formazione e condivisione senza mai porre in secondo piano il senso di vicinanza e di interazione che da sempre hanno contraddistinto i nostri eventi.

Tutto ciò lo abbiamo fatto lavorando su 4 elementi fondamentali che oggi potremmo mettere in campo anche per il vostro evento. Scoprite come abbiamo raggiunto i nostri obiettivi:

Comunicazione Mobile

L’utilizzo della nostra piattaforma ci ha permesso di gestire tutte le fasi di relazione con i partecipanti raggiungendoli direttamente sullo smartphone sia via sms che via mail e condividendo con loro non solo i contenuti degli eventi ma anche una serie di altre informazioni utili a creare un senso di positiva aspettativa nell’evento. I servizi legati a questo aspetto dell’organizzazione sono i seguenti:

  • creazione dell’immagine dell’evento;
  • creazione di un flyer sfogliabile multimediale;
  • creazione di landing per l’iscrizione dei partecipanti;
  • raccolta quote di partecipazione online con carte di credito;
  • invio di sms informativi legati a pagine multimediali;
  • istruzioni multimediali per utilizzo della piattaforma;
  • promemoria dell’evento con sms fino ad un’ora prima dell’inizio.

Segreteria e Supporto durante l’evento

Al fine di ridurre il senso di distacco e lontananza proprio di un evento di questa tipologia, la nostra agenzia offre una persona fisica del nostro staff che dal momento della prima comunicazione promozionale dell’evento e fino al termine di tutte le attività post-evento, resta a disposizione dei partecipanti per qualsiasi necessità. I servizi legati a questo aspetto dell’organizzazione sono i seguenti:

  • identificazione di un operatore dedicato all’evento;
  • apertura della sala d’attesa dell’evento con gestione delle comunicazioni con gli ospiti e degli accessi;
  • Presenza di un operatore connesso con tutti i partecipanti per risolvere eventuali problemi tecnici,
  • Realizzazione di questionari live e monitoraggio istantaneo dei risultati.

Attività post-evento

L’esperienza non termina con la chiusura fisica dell’evento ma continua grazie ad una serie di attività che mirano principalmente a monitorare le sensazioni dei partecipanti ed offrire loro opportunità di confronto offline utili a rafforzare il legame con l’organizzazione promotrice dell’evento, i relatori e gli altri partecipanti. I servizi legati a questo aspetto dell’organizzazione sono i seguenti:

  • Realizzazione di un questionario di qualità da sottoporre a tutti i partecipanti;
  • Monitoraggio dei risultati aggregati e presentazione di un feedback finale al cliente;
  • Postproduzione del video di registrazione dell’evento e caricamento dello stesso su una pagina riservata per la visualizzazione;
  • Eventuale pagina web con i lavori conclusivi e altre attività di supporto alla fase formativa appena organizzata;
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